Verwerkersovereenkomst

Genscom NV — standaardovereenkomst voor professionele klanten
Versie: 28 oktober 2026

Partijen
Deze overeenkomst wordt gesloten tussen:

De opdrachtgever (verwerkingsverantwoordelijke)
Bedrijfsnaam: [naam klant]
Ondernemingsnummer: [nummer]
Adres: [adres]
En:
De verwerker
Genscom NV
Ondernemingsnummer: BE 0553.863.070
Adres: Louis Frarynlaan 77, 2050 Antwerp, België
E-mail: info@genscom.be

Hierna gezamenlijk aangeduid als "de partijen".

1. Doel van de overeenkomst
De opdrachtgever schakelt Genscom in voor het samenstellen, personaliseren, drukken, verwerken en/of verzenden van publicaties en bijbehorende diensten. Wanneer Genscom hiervoor persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant, treedt Genscom op als verwerker en de opdrachtgever als verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Deze overeenkomst regelt hoe Genscom met die persoonsgegevens omgaat. De concrete verwerkingen, gegevenscategorieën en betrokkenen worden beschreven in bijlage 1. Deze overeenkomst geldt zolang Genscom persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de opdrachtgever.

2. Verplichtingen van de opdrachtgever
De opdrachtgever bepaalt de doeleinden van de verwerking en is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de aangeleverde persoonsgegevens. De opdrachtgever zorgt ervoor dat:
- de gegevens rechtmatig werden verzameld en mogen worden gebruikt voor de betreffende opdracht;
- betrokkenen waar nodig correct werden geïnformeerd;
- uitsluitend noodzakelijke gegevens worden aangeleverd;
- Genscom duidelijke en rechtmatige instructies ontvangt;
- eventuele bijzondere categorieën persoonsgegevens vooraf worden gemeld en afzonderlijk worden beoordeeld.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de naleving van de GDPR-verplichtingen die op hem als verwerkingsverantwoordelijke rusten.

3. Verplichtingen van Genscom
Genscom verwerkt persoonsgegevens uitsluitend voor het uitvoeren van de overeengekomen opdracht en volgens de gedocumenteerde instructies van de opdrachtgever. De bestelling, offerte, overeengekomen platforminstellingen, deze overeenkomst en schriftelijke instructies maken deel uit van die instructies. Genscom gebruikt de gegevens niet voor eigen marketing, eigen prospectie, zelfstandige profilering, verkoop aan derden of training van algemene AI-modellen.Genscom zorgt ervoor dat personen die toegang hebben tot de gegevens gebonden zijn aan een passende geheimhoudingsverplichting. Wanneer Genscom van mening is dat een instructie in strijd is met de GDPR, stelt zij de opdrachtgever daarvan op de hoogte. Indien een wettelijke verplichting Genscom tot een andere verwerking verplicht, informeert zij de opdrachtgever vooraf, tenzij de wet dit verbiedt.

4. Beveiliging en vertrouwelijkheid
Genscom neemt passende technische en organisatorische maatregelen overeenkomstig artikel 32 GDPR. Deze omvatten onder meer:
- beveiligde opslag en gegevensoverdracht;
- toegangscontrole en beperkte toegangsrechten;
- bescherming van accounts en systemen;
- back-ups en herstelprocedures;
- monitoring en beveiligingsupdates;
- vertrouwelijke behandeling door medewerkers;
- procedures voor incidenten en gegevensverwijdering.
De maatregelen worden afgestemd op de aard en risico's van de verwerking. Een overzicht van de beveiligingsmaatregelen is opgenomen in bijlage 1. Genscom mag deze maatregelen aanpassen, zolang een passend beveiligingsniveau gewaarborgd blijft.

5. Inschakeling van andere dienstverleners
De opdrachtgever verleent Genscom algemene schriftelijke toestemming om subverwerkers in te schakelen die noodzakelijk zijn voor de overeengekomen dienstverlening. De op het moment van ondertekening bekende subverwerkers en hun functies worden opgenomen in bijlage 1. Genscom informeert de opdrachtgever vooraf over voorgenomen toevoegingen of vervangingen van subverwerkers, zodat deze de mogelijkheid heeft daartegen gemotiveerd bezwaar te maken op grond van gegevensbeschermingsrisico's. Met subverwerkers maakt Genscom schriftelijke afspraken die een gelijkwaardig niveau van gegevensbescherming waarborgen. Genscom blijft tegenover de opdrachtgever verantwoordelijk voor de nakoming van de gegevensbeschermingsverplichtingen door haar subverwerkers, overeenkomstig de GDPR.

6. Gebruik van AI en externe informatie
Wanneer de opdrachtgever gebruikmaakt van Genscom Curator, kunnen externe AI-diensten worden ingezet voor het samenvatten, herschrijven, structureren en personaliseren van content. Genscom gebruikt daarvoor uitsluitend gegevens die noodzakelijk zijn voor de betreffende opdracht.Voor zover externe AI-diensten persoonsgegevens verwerken, worden zij alleen ingezet wanneer passende contractuele en technische waarborgen zijn getroffen. Het gebruik van persoonsgegevens voor zelfstandige AI-modeltraining is niet toegestaan. Wanneer de opdracht het verzamelen van websitegegevens omvat, gebeurt dit uitsluitend binnen de grenzen van het toepasselijke recht en de overeengekomen instructies. Het inschakelen van een AI-dienst of het verzamelen van websitegegevens creëert geen zelfstandige rechtsgrond voor de verwerking van persoonsgegevens.

7. Internationale gegevensdoorgifte
Persoonsgegevens worden alleen buiten de Europese Economische Ruimte doorgegeven wanneer daarvoor een geldige rechtsgrond bestaat en de toepasselijke GDPR-voorwaarden worden nageleefd. Waar nodig worden passende doorgiftemechanismen gebruikt, zoals een adequaatheidsbesluit of de geldende standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie, aangevuld met vereiste beschermingsmaatregelen. Genscom informeert de opdrachtgever over relevante internationale doorgiften die in het kader van de verwerking plaatsvinden.

8. Datalekken en ondersteuning
Wanneer Genscom kennis krijgt van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die zij in opdracht verwerkt, informeert zij de opdrachtgever zonder onredelijke vertraging. Genscom streeft ernaar een eerste melding binnen 24 uur na vaststelling te doen, met de op dat moment beschikbare informatie. Genscom verleent redelijke medewerking bij:
- verzoeken van betrokkenen over hun privacyrechten;
- het onderzoeken en behandelen van datalekken;
- gegevensbeschermingseffectbeoordelingen;
- eventuele voorafgaande raadpleging van toezichthouders;
- het naleven van de verplichtingen uit artikelen 32 tot en met 36 GDPR.

De opdrachtgever blijft verantwoordelijk voor de beoordeling van meldingsplichten aan de toezichthoudende autoriteit en betrokkenen.

9. Bewaring en verwijdering
Genscom bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de overeengekomen dienstverlening. Tijdelijke persoonsgegevens en productiebestanden die voor fulfillment worden verwerkt, worden uiterlijk 30 dagen na volledige afhandeling van de opdracht verwijderd, tenzij wettelijke verplichtingen een langere bewaring vereisen. Bestanden die de opdrachtgever zelf binnen een gebruikersaccount beheert, vallen onder de afzonderlijk overeengekomen accountbewaartermijnen. De opdrachtgever kan deze bestanden via de beschikbare platformfuncties verwijderen. Bij het einde van de verwerking worden persoonsgegevens, naar keuze van de opdrachtgever, verwijderd of terugbezorgd, tenzij een wettelijke bewaarplicht van toepassing is. Voor gegevens die nog in beveiligde back-ups aanwezig zijn, gelden de toepasselijke back-up- en verwijderingsprocedures. Deze gegevens worden na verwijdering niet opnieuw voor operationele doeleinden gebruikt.